Rédiger la lettre trimestrielle aux LP

La lettre trimestrielle aux LP, c'est trois jours de collecte et un après-midi de rédaction. Quelqu'un fouille la boîte mail pour chaque point fondateur, copie les chiffres dans une feuille, remarque que quatre sociétés n'ont rien envoyé, les relance, rapproche ce qui revient des propres registres du fonds, et ne commence à rédiger qu'ensuite. La collecte, c'est là où le temps part et là où les erreurs entrent.

Les points sont tous dans une seule boîte mail et les registres du fonds dans une seule feuille. La jointure entre les deux est mécanique, tout comme la vérification que les totaux du trimestre s'additionnent bien. Ce que tout cela signifie ne l'est pas, et c'est là que l'après-midi d'un partner devrait aller.

Rassembler les points de portefeuille du trimestre

L'exécution démarre en fin de trimestre, une fois que les points fondateurs pour la période ont eu le temps d'arriver. Elle fouille la boîte mail sur Gmail pour les points de chaque société du portefeuille couvrant le trimestre, en rapprochant sur le domaine de la société plutôt que sur le nom d'un fondateur. Les fondateurs changent, et les points transférés arrivent depuis n'importe quel partner qui les a reçus.

De chaque point elle extrait ce qui a été déclaré et quand : chiffre d'affaires, croissance, runway en mois, effectif, et tout événement de financement. Chaque société du portefeuille sans point ce trimestre part sur une liste séparée, avec la date de son dernier point.

Le côté fonds vient de ses participations dans Google Sheets : actionnariat, coût d'acquisition, valeur comptable actuelle, et tout changement de valorisation dans le trimestre.

Ce qui garde une lettre LP exacte

Chaque chiffre porte sa date de remontée, pas la date du trimestre sous lequel il apparaît. Les points fondateurs arrivent selon leur propre calendrier, et un point envoyé la sixième semaine d'un trimestre contient des chiffres de la cinquième. Présentés sous un titre de fin de trimestre sans date attachée, ils deviennent des chiffres de fin de trimestre, et la lettre s'éloigne de l'exactitude sans que personne n'ait rien décidé. La date est un seul champ supplémentaire qui garde tout le document défendable.

Les sociétés qui n'ont pas remonté d'information restent dans la lettre, nommées. L'instinct serait de reporter les chiffres du trimestre précédent, parce qu'un trou ressemble à un oubli et qu'un chiffre a l'air complet. Mais une société qui a arrêté de remonter est justement celle dont un LP a le plus besoin d'entendre parler, et reporter ses chiffres la fait continuer d'apparaître à une valorisation que personne n'a révisée depuis un an.

Les écarts sont remis à un partner plutôt que résolus. Un fondateur déclarant une forte croissance face à une valeur comptable que le fonds n'a pas bougée est soit une valorisation périmée, soit un fondateur optimiste, et savoir lequel a des conséquences. Un brouillon qui fait la moyenne des deux, ou qui préfère silencieusement le chiffre du fonds, retire la question du champ de vision au moment précis où quelqu'un devrait se la poser.

Des chiffres de fonds qui se rapprochent

À partir des participations, l'exécution calcule la position au niveau du fonds : valeur totale, plus-values latentes, réalisations du trimestre, et capital restant. Elle vérifie ensuite que ces totaux égalent le trimestre précédent plus les mouvements de ce trimestre. Quand ce n'est pas le cas, la lettre rapporte l'écart plutôt qu'un total, parce qu'un total qui ne se rapproche pas est le premier chiffre que les LP vérifieront.

Comment le brouillon de la lettre LP trimestrielle est construit

La lettre est rédigée dans Notion en brouillon, dans un ordre fixe : position au niveau du fonds, changements marquants du trimestre, notes société par société, puis réalisations et perspectives. Chaque chiffre porte sa source et sa date de remontée. Les sociétés sans point apparaissent avec la date de leur dernier point et sans chiffres anciens. Aucune affirmation prospective sur une société ne dépasse ce que son fondateur a déclaré, et tout ce qu'un fondateur a déclaré lui est attribué.

Avant la lettre, un partner reçoit une courte file de travail : les sociétés qui n'ont pas remonté d'information, les chiffres qui contredisent les registres du fonds, et tout total au niveau du fonds qui n'a pas été rapproché. Cette liste est faite pour être traitée avant l'envoi de la lettre. Le jugement sur ce que signifie le trimestre reste aux partners, ce qui est ce pour quoi les LP paient réellement.