Retrouver un appel enregistré
Un nom, une entreprise ou un email mène au bon appel, vérifié d'abord dans le CRM puis dans l'outil d'enregistrement, avec le lien sauvegardé pour la prochaine fois.
- Démarre
- Question posée dans le chat
- Étapes
- 5
- Contrôles et conditions
- 0
- Une personne décide
- Jamais, tourne seul
Déclencheur · Chat
Question posée dans le chat
Quelqu'un demande un appel par nom, entreprise ou email, et cette question est la seule entrée de l'exécution.
Claude exécute la suite en autonomie
- 1
Identifier la personne et l'entreprise
Un email professionnel donne une personne et une entreprise, tandis qu'une messagerie gratuite ne donne qu'une personne, jamais une entreprise devinée.
- 2
Trouver la fiche CRM correspondante
FolkFolk
La personne ou l'entreprise est trouvée dans le CRM à partir de ce qui a été fourni, la fiche étant confirmée si le nom était ambigu.
- 3
Réutiliser un lien déjà enregistré
FolkFolk
Un lien d'enregistrement déjà sauvegardé dans un champ, une note ou une interaction journalisée est utilisé en premier, puisque c'est généralement là qu'il se trouve.
- 4
Localiser l'appel dans les enregistrements
GranolaGranola
Si le CRM n'avait rien, l'appel est trouvé par email du participant et séparément par domaine de l'entreprise, car il peut se trouver sous le nom d'un collègue.
- 5
Retourner l'appel et enregistrer le lien
FolkFolk
L'appel revient avec sa date, ses participants et un résumé, et son lien est sauvegardé dans le CRM s'il ne s'y trouvait pas déjà.
« Tu peux retrouver l'appel où ils ont mentionné X » est un détour de cinq minutes pour quiconque se le fait demander. Ouvrir le CRM, deviner quelle note contient le lien, échouer, ouvrir l'outil d'enregistrement, chercher par un nom qui ne correspond peut-être pas à la façon dont l'appel a été journalisé, et souvent abandonner avant de le trouver.
La plupart du temps, la réponse se trouve déjà dans le CRM, laissée par la dernière personne qui a cherché : un lien collé dans une note que personne n'a pensé à chercher directement. Le reste du temps, l'outil d'enregistrement lui-même le résout en une seule recherche, par n'importe quel identifiant qui fonctionne réellement. Dans les deux cas, le lien est réécrit, si bien que la même recherche devient instantanée la fois suivante.
What you get
The right call, with its link, date, participants and summary, returned in seconds and the pointer saved back to your CRM for next time.
Comment l'IA retrouve un appel enregistré à partir d'un nom ou d'un email
La seule entrée est la question posée dans le chat : un nom, une entreprise ou une adresse email. Avant de chercher quoi que ce soit, l'agent détermine ce que cette entrée identifie réellement.
- Un email sur un domaine d'entreprise donne à la fois une personne et une entreprise. Les deux sont conservés, car l'appel peut être journalisé sous le nom d'un collègue plutôt que celui de la personne exacte.
- Un email sur une messagerie gratuite, comme Gmail ou Outlook, ne donne qu'une personne. Une entreprise n'est jamais déduite d'un domaine de messagerie gratuite.
- Un simple nom d'entreprise peut être ambigu. Deux entreprises au nom similaire méritent qu'on se pose la question, donc l'agent le rattache à une seule fiche avant d'aller plus loin.
L'agent trouve ensuite la fiche correspondante dans Folk, par email pour une personne ou par nom ou domaine pour une entreprise. À partir d'une personne, il lit l'entreprise liée ; à partir d'une entreprise, il liste les personnes.
Vérifier le CRM avant l'outil d'enregistrement
Vérifier le CRM en premier est ce qui rend cette recherche rapide la plupart du temps. Quelqu'un a généralement déjà trouvé cet appel précis et collé le lien quelque part, et le retrouver depuis zéro gaspille une recherche à laquelle un champ ou une note bien placée avait déjà répondu. L'agent regarde à trois endroits, dans l'ordre :
- Tout champ personnalisé sur la fiche entreprise ou contact contenant un lien d'enregistrement, en listant d'abord les champs de la fiche quand le nom de ce champ est inconnu, plutôt que de supposer qu'il n'existe pas.
- Les notes sur l'entreprise et le contact, recherchées par nom d'entreprise, nom de contact et le domaine propre à l'outil d'enregistrement, puisqu'une URL d'appel collée le contient.
- Les interactions journalisées, qui portent souvent le lien, ou au moins une date qui réduit la recherche suivante à un seul jour.
Quand l'un d'eux contient le lien, c'est la réponse : la correspondance la plus récente revient, avec un compte des autres s'il y en a.
Chercher dans les enregistrements quand le CRM n'a rien
Quand le CRM n'a aucun lien, l'agent cherche dans Granola par l'email exact du participant et séparément par le domaine de l'entreprise, sur un an en arrière par défaut. Chercher par domaine de l'entreprise en plus de la personne rattrape le cas qu'une recherche par nom seul manque : un appel est souvent enregistré sous le nom de celui qui l'a organisé, donc la personne demandée peut apparaître sur l'appel d'un collègue plutôt que le sien. Si l'adresse propre de la personne ne renvoie rien, la recherche par domaine s'exécute avant de conclure qu'aucun appel n'existe.
Si plusieurs appels correspondent, le plus récent l'emporte et les autres sont listés, jamais écartés silencieusement. La réponse porte le lien de l'appel, sa date, les participants, un résumé d'un paragraphe, et la fiche CRM à laquelle il appartient.
Pourquoi le lien est réécrit
Réécrire le lien après une correspondance directe dans l'outil d'enregistrement est ce qui transforme cette réponse ponctuelle en un système qui devient plus rapide à chaque exécution. Le lien est enregistré dans un champ ou journalisé comme une note, si bien que la prochaine recherche pour ce compte le trouve dans le CRM. Sauter cette étape, et le même compte reprend le chemin lent la fois suivante, indéfiniment. C'est la même idée qu'un company brain : une réponse trouvée une fois reste là où la prochaine personne regardera.
Un appel introuvable est signalé comme tel. L'agent n'invente jamais un appel, une date ou une citation, et ne reconstruit jamais un appel à partir de notes pour le présenter comme un enregistrement.
The prompt
The real prompt behind the steps above, detailed enough that an agent with the same tools can run it as written. The Run buttons copy the full version, which also carries the steps for connecting those tools.
# Find the recording of a call from a name or email
You have access to your CRM and a call-recording tool. Run this for
**[an email address or a company name]**.
## 1. Pin down the person and company
- An email at a company domain gives you both a person and a company —
keep both, since the call may be logged against a colleague rather
than the exact person you were given.
- An email at a free mailbox (gmail, outlook, and similar) gives you a
person only. Never infer a company from a free-mailbox domain.
- A bare company name may be ambiguous. Resolve it to one record before
going further — two similarly-named companies is a question worth
asking rather than a guess worth making.
## 2. Find the matching record in your CRM
Search by whichever axis you have — email for a person, name or domain
for a company. From a person record, read their linked company; from a
company record, list its people. If the company name was ambiguous,
confirm which record before continuing.
## 3. Reuse a recording link already in your CRM
Most of the time, the pointer is already there — someone pasted the
link into a note, an interaction, or a dedicated field the last time
they found it. Check, in order:
- Any custom field on the company or contact record that looks like a
recording link — list the record's custom fields first if you're not
sure what it's called in your CRM, rather than assuming it's absent.
- Notes scoped to the company and the contact — search by company name,
contact name, and the recording tool's own domain, since a pasted
call URL contains it.
- Logged interactions — these often carry the link, or at minimum a
date that narrows the next step to a single day.
If you find a match, that's the answer — return the most recent one,
and note how many others exist. There's no need to query the recordings
tool directly once the CRM already has the pointer.
## 4. Locate the call in your recordings, if the CRM had nothing
Search by the participant's exact email, and separately by the
company's domain over a reasonable window (a year back is a sensible
default) — the call may be recorded against a colleague rather than the
exact person you started from, which is exactly the case your CRM
couldn't answer. Fetch the matching call: title, date, duration,
participants, and a summary.
If several calls match, the most recent one wins — list the others
rather than dropping them silently. If searching by the person's own
address returns nothing, retry on the company domain before concluding
there's no call.
## 5. Return the call and log the link back
Answer with: the call link, its date, the participants, and a one
paragraph summary — plus which CRM record it belongs to.
If the call was found by querying the recordings tool directly and your
CRM had no pointer to it, write it back — set the field, or log a note
— so the next lookup for this account is a step-3 hit instead of a
step-4 one.
## Output
Report: which step resolved the call (CRM pointer vs. direct query),
the call details, how many other matches existed if more than one, and
whether a pointer was written back to the CRM.
Pourquoi le faire tourner avec Tulina
Un prompt aide une personne. Un processus fait avancer une équipe.
Collé dans une conversation, le prompt ci-dessus marche une fois, pour celui qui l'a collé. Dans Tulina, « Retrouver un appel enregistré » devient un processus que l'équipe partage, qui garde son historique, qui tourne seul, et qui reste dans le même périmètre de sécurité que les outils qu'il appelle.
Toute l'équipe travaille sur le même
PersonnelÉquipeOrganisation
Un processus se range à l'endroit qui lui correspond : à vous, à votre équipe ou à toute l'organisation. Celui qui l'exécute peut l'améliorer, et tout le monde repart de la meilleure version au lieu de réexpliquer le travail à chaque fois.
Chaque modification est une version
v1v2v3
Chaque changement crée une nouvelle version et garde la précédente ; une mauvaise modification se défait en restaurant une version antérieure. Chaque exécution enregistre la version qu'elle a suivie, et ce qu'elle a appris revient dans le processus.
Il tourne sans vous
planifiéwebhookà la demande
Un agent hébergé exécute le processus sur l'infrastructure de Tulina, à heure fixe ou quand un événement arrive, et continue quand vous fermez la conversation. Rien à héberger. Chaque exécution est suivie jusqu'à son résultat.
Dans le même périmètre de sécurité
coffrerôlesjournal
Les identifiants restent dans le coffre, jamais dans le prompt. Les rôles décident qui peut lancer quoi, chaque appel est journalisé, et une étape qu'une personne doit valider attend cette personne.
Questions sur la recherche d'appels enregistrés par IA
Aussi sur Folk
D'autres processus qui tournent surtout sur Folk. Les outils partagés avec celui-ci sont allumés.
Trouver des contacts sur les comptes à signal
Les entreprises qui ont montré un intérêt mais n'ont personne de rattaché reçoivent les bonnes personnes trouvées par rôle, dédupliquées et ajoutées à l'outreach automatiquement.
- Partage
- Folk
Signal d'intérêt reçu6 étapes →
Relancer les comptes silencieux
Les comptes payants silencieux reçoivent une note pertinente, ancrée dans ce qu'ils ont dit, avec la date enregistrée pour que personne ne soit contacté deux fois.
- Partage
- Folk
Programmation hebdomadaire7 étapes →
